Hendak mengadakan meeting dengan rekan kerja atau bahkan dengan klien? Eits, jangan salah. Ada beberapa etika yang harus Anda perhatikan agar meeting bisa berjalan lancar. Tak peduli di mana lokasi meetingnya, entah di kantor, di kafe, atau bahkan di meeting room Malang saat Anda business trip sekalipun, tetap ada rambu-rambu yang harus ditepati agar tidak merugikan kedua belah pihak.
- Konfirmasi kehadiran. Satu hari sebelum rapat diadakan, cobalah untuk menghubungi rekan rapat Anda untuk memastikan kehadirannya. Tidak hanya memastikan kehadiran, hal ini juga dimaksudkan untuk mengingatkan mereka bahwa mereka ada janji bertemu untuk rapat dan tak ada perubahan waktu.
- Tepat waktu. Jangan pernah membiarkan rekan meeting Anda menunggu; usahakan untuk selalu datang tepat waktu atau bahkan lebih cepat dari waktu yang sudah ditentukan. Ingatlah bahwa setiap orang memiliki kesibukan masing-masing sehingga tidak bijak jika membiarkan waktu mereka habis hanya untuk menunggu Anda. Selain tepat waktu, jangan lupa juga persiapkan semuanya sebelum rapat dimulai.
- Tujuan meeting. Catat apa saja yang hendak dibahas saat meeting dan usahakan untuk selalu berada di dalam jalur ini ketika meeting. Dengan demikian, tidak akan ada waktu yang terbuang percuma hanya untuk memikirkan apa yang hendak dibahas. Tidak hanya itu, jangan lupa pula untuk mencatat hasil meeting dengan baik dan kirim minutes of meeting-nya ke rekan meeting Anda.
- Lokasi strategis. Jika Anda tidak mengadakan meeting di kantor dan memilih tempat meeting di luar kantor, pastikan lokasinya strategis untuk Anda dan juga rekan meeting Anda. Strategis di sini tak hanya seputar tempat meeting yang mudah dijangkau, tetapi juga menyangkut lahan parkir yang mudah, berada dekat dengan kantor, dan masih banyak lagi.
- Libatkan orang yang memiliki keperluan saja. Tidak perlu membawa banyak orang ke lokasi meeting. Sebaiknya, hanya libatkan orang yang memang memiliki keperluan saja agar kondisi meeting terasa lebih kondusif.
Itu dia beberapa etika meeting yang harus diperhatikan. Semoga bermanfaat!
