Bagi perusahaan yang belum memiliki gedung sendiri atau mengusung konsep kerja open space, menyelenggarakan meeting atau pertemuan di hotel telah menjadi pilihan yang semakin populer. Hal ini tidak terlepas dari kemudahan dan kepraktisan yang ditawarkan, karena seluruh kebutuhan rapat umumnya sudah disediakan langsung oleh pihak hotel.
Selain itu, tamu atau klien dari luar kota pun dapat sekaligus menikmati fasilitas akomodasi tanpa harus mencari tempat menginap tambahan. Beragam paket meeting hotel juga tersedia dan dapat disesuaikan dengan kebutuhan serta anggaran perusahaan.
Namun demikian, agar pelaksanaan meeting di hotel berjalan lancar, ada beberapa kesalahan yang sebaiknya dihindari. Apa saja? Yuk, cek!
Tidak Memiliki Agenda yang Jelas
Meeting umumnya diadakan untuk membahas proyek terbaru maupun berdiskusi langsung terkait peluang kerja sama dengan klien. Namun demikian, pelaksanaan meeting tanpa tujuan yang jelas dan tidak memiliki agenda, hanya akan menghabiskan waktu dan tidak memberikan hasil yang diinginkan. Untuk itu, sebaiknya tentukan tujuan meeting sejak awal, susun agenda, dan sebagainya.
Salah Pilih Ruangan Meeting
Pemilihan ruang meeting yang tepat dapat mendukung efektivitas meeting dan memberikan kenyamanan. Memilih ruangan yang terlalu kecil tentunya dapat menimbulkan kesan sempit dan kurang nyaman, sementara jika memilih ruangan yang terlalu besar justru membuat suasana menjadi kurang kondusif. Oleh karena itu, pastikan untuk menghitung jumlah peserta, tentukan kebutuhan layout ruangan, dan konsultasikan pada pihak hotel.
Tidak Mengecek Lokasi dan Akses
Lokasi hotel menjadi salah satu faktor yang dapat memengaruhi kelancaran meeting. Hotel yang sulit dijangkau dan memiliki akses terbatas, tentunya berpotensi untuk menyebabkan peserta datang terlambat dan mengganggu jadwal meeting. Maka dari itu, sebaiknya melakukan pengecekan lokasi terlebih dahulu, pertimbangkan kemudahan akses, ketersediaan transportasi umum, dan fasilitas pendukung seperti area parkir.
Selain beberapa kesalahan di atas, sebaiknya Anda juga tidak melakukan beberapa kesalahan berikut: asal memilih konsumsi dan tidak memerhatikan waktu istirahat, mengabaikan kenyamanan peserta meeting, dan tidak berkoordinasi dengan pihak hotel sehingga menimbulkan miskomunikasi.
Nah, untuk menghindari itu semua, Anda bisa memilih Holiday Inn & Suites Jakarta Gajah Mada karena berlokasi di tempat strategis dan menyediakan fasilitas meeting super lengkap. Untuk informasi lebih lanjut, bisa langsung mengaksesnya melalui Instagram @holidayinnsuites.jakarta, WhatsApp 081-7679-6800, ataupun situs website resmi Holiday Inn & Suites Jakarta Gajah Mada untuk mendapatkan paket meeting hotel yang pastinya menarik.
