Dokumen keuangan adalah salah satu berkas perusahaan yang wajib untuk diarsipkan, baik secara mandiri di gedung kantor atau memanfaatkan jasa penyimpanan dokumen. Menurut berbagai sumber, mengarsipkan dokumen keuangan perusahaan dapat membantu perusahaan untuk menyederhanakan keuangan, mengurangi stres, menghindari kejadian tak terduga, sampai mempertahankan pengembalian pajak tahunan – bila diperlukan.
Untuk itu, berikut adalah tips buat mengarsipkan dokumen keuangan perusahaan yang tepat:
Manfaatkan scanner
Scanner atau alat pemindai dokumen cetak bisa menjadi langkah pertama Anda untuk mengarsipkan dokumen keuangan perusahaan. Pasalnya, memiliki perangkat ini akan membantu Anda dan perusahaan untuk dapat segera mengarsipkan dokumen finansial tanpa tertunda dan terlewat.
Salin ke penyimpanan cloud
Dokumen keuangan perusahaan, meski sudah dalam bentuk digital di email, tetap perlu dicadangkan ke penyimpanan cloud. Pasalnya, dokumen yang dikirimkan melalui email memiliki risiko kehilangan ketika laptop atau perangkat elektronik perusahaan dicuri ataupun diretas. Untuk itu, penting juga mengarsipkan dokumen keuangan perusahaan ke dalam bentuk digital lain – seperti di Google Drive, Dropbox, dan sebagainya.
Kelompokkan berdasarkan kategori
Tips selanjutnya ialah mengelompokkan dokumen keuangan berdasarkan kategori. Langkah ini bertujuan untuk memudahkan Anda atau karyawan perusahaan Anda ketika mencari dokumen tertentu. Secara umum, kategori tersebut bisa dibagi menjadi: manajemen keuangan, investasi, informasi pajak penghasilan, dokumen asuransi dan anuitas, dokumen legal, dokumen medis, dan lainnya.
Simpan sesuai umur dokumen
Kendati semua dokumen keuangan perusahaan itu penting, pengarsipannya punya ketentuan yang berbeda-beda. Seperti dikutip dari laman Rodgers & Associates, dokumen keuangan perusahaan memiliki 4 kategori umur dokumen. Yang pertama adalah hingga 7 tahun (laporan bank, laporan kartu kredit, dsb), kemudian sampai dibuang (catatan perbaikan, kepemilikan kendaraan, laporan pinjaman, investasi, dll), sampai ada pembaruan (laporan polis asuransi tahunan inventaris, dst), dan disimpan selamanya (dokumen lainnya).
Itulah dia beberapa cara untuk mengarsipkan dokumen keuangan perusahaan. Tips penting lain yang mesti diingat ialah: semua dokumen tersebut perlu disimpan dalam brankas yang tahan api dan air. Semoga tips di atas dapat membantu Anda dan perusahaan Anda dalam mengarsipkan berkas finansial perusahaan.
