Meskipun sudah banyak perusahaan yang menerapkan meeting online, tetapi masih banyak juga yang lebih suka melakukan meeting offline atau tatap muka. Salah satu alasannya adalah karena dianggap lebih efektif dalam menyampaikan informasi dalam meeting. Apalagi, jika meeting yang dilakukan akan melibatkan cukup banyak orang, maka meeting offline memang lebih efektif karena semua peserta bisa lebih fokus menyimak topik meeting.
Namun, efektivitas meeting dapat terganggu ketika Anda memilih lokasi yang salah. Supaya tidak mengalaminya, berikut ini adalah tips memilih lokasi meeting untuk meningkatkan efektivitas meeting:
1. Lokasi yang Mudah Dijangkau
Kelelahan dalam perjalanan dapat menyebabkan peserta meeting tidak bisa berkonsentrasi menyimak topik atau informasi yang diberikan. Memilih lokasi meeting di area yang mudah dijangkau baik dengan kendaraan pribadi maupun transportasi umum dapat membantu menghemat tenaga peserta meeting, sehingga bisa lebih mudah fokus dan berkonsentrasi.
2. Ukuran Ruangan Sesuai Peserta Meeting
Ukuran ruangan yang terlalu sempit akan memberi kesan sesak yang menyebabkan kesulitan untuk fokus. Sementara ruangan yang terlalu luas juga bisa mengganggu konsentrasi peserta meeting. Jadi, pastikan untuk memilih ukuran ruangan meeting yang sesuai dengan jumlah peserta meeting Anda.
3. Kedap Suara
Adanya bising dari area sekitar juga dapat mengganggu konsentrasi peserta meeting Anda. Bahkan, bisa membuat informasi yang disampaikan dalam meeting tidak dapat didengar dengan baik oleh para peserta meeting. Jadi, ada baiknya memilih ruangan yang dilengkapi dengan kedap suara untuk memastikan suara dari luar tidak masuk ke dalam.
4. Fasilitas Pendukung Lainnya
Dalam paket meeting hotel biasanya sudah dilengkapi dengan berbagai fasilitas pendukung, seperti layar, projector, sound system, dan lainnya. Pastikan fasilitas pendukung yang ditawarkan sudah sesuai dengan kebutuhan Anda, sehingga aktivitas meeting dapat berjalan dengan lancar.
Itulah berbagai hal yang perlu dipertimbangkan saat Anda berencana menyewa ruangan untuk digunakan meeting, baik untuk keperluan internal maupun eksternal. Jika memungkinkan, Anda juga bisa menyewa ruang meeting yang tersedia di hotel, dengan begitu beberapa peserta meeting yang berlokasi jauh dari tempat meeting bisa menginap di hotel tempat meeting berlangsung, sehingga bisa menghemat waktu perjalanan.
