Arsip sangat dibutuhkan di perkantoran maupun instansi lainnya karena menjadi bukti atau rekaman dari aktivitas dan transaksi yang dilakukan. Misalnya saja, pembayaran hingga pengambilan keputusan. Bahkan ada banyak kerugian jika penyimpanan arsip perusahaan berantakan. Namun, dalam penyimpanannya, arsip tentu harus ditata dengan rapi agar ketika dibutuhkan tidak akan kesulitan mencarinya. Cara menyimpannya mudah, cukup dengan memanfaatkan jasa penataan arsip Crown Records Management.
Atau, Anda juga bisa menyimpannya sendiri pada beberapa tempat berikut ini:
- Filling Cabinet
Salah satu tempat yang bisa digunakan untuk menyimpan arsip di kantor yaitu filling cabinet. Filling cabinet merupakan lemari dengan laci-laci berbentuk kotak besar yang tersusun secara vertikal dan bisa dimanfaatkan untuk mengelompokkan arsip.
Biasanya, tempat penyimpanan satu ini terbuat dari bahan dasar besi dan bisa dikunci sehingga arsip bisa disimpan dengan aman. Untuk ketahanannya sendiri terbilang cukup lama dan tidak akan mudah dimakan rayap karena bahan pembuatnya tersebut.
- Map ordner
Selain filling cabinet, arsip di kantor juga bisa disimpan di dalam map ordner. Sesuai namanya, tempat penyimpanan satu ini mirip dengan map biasa namun ukurannya jauh lebih besar. Di bagian tengah map ordner ini juga ada pengait yang bisa digunakan untuk meletakkan arsip maupun dokumen di dalamnya.
Jika sudah memasukkan arsip di dalamnya, map ordner ini bisa ditaruh di filling cabinet, rak arsip, dan lainnya sehingga arsip tersimpan dengan sangat aman.
- Roll O’Pack
Bahkan, roll o’pack pun bisa dijadikan sebagai tempat untuk menyimpan semua arsip-arsip yang ada di kantor. Roll o’pack sendiri merupakan tempat penyimpanan berbentuk lemari dorong dengan ukuran yang jauh lebih besar. Meski berukuran besar, namun lemari penyimpanan ini bisa didorong maupun dipindahkan sehingga bisa ditaruh di mana saja.
Memang, jika dilihat sekilas, tempat penyimpanan satu ini hampir mirip dengan rak penyimpanan yang ada di perpustakaan, tapi yang membedakannya adalah bisa dipindahkan karena ada penggerak mekanik.
Tak hanya penyimpanan di atas, arsip juga bisa disimpan di beberapa tempat penyimpanan ini, seperti:
- Rotary
- Map Folder
- Stopmap Folio
- Lemari Arsip
- Map Snelhecter
- Hanging Map
Nah, itulah dia beberapa tempat penyimpanan arsip. Yuk, gunakan di kantor supaya arsip tertata dengan rapi dan tidak terlihat berantakan!
